Gastos deducibles para autónomos: cuáles son y cómo registrarlos sin perder tickets
En pocas palabras: Un gasto es deducible para un autónomo cuando está vinculado a su actividad, está justificado con una factura a su nombre y está registrado en sus libros. Los más habituales son la cuota de autónomos, el alquiler del local, el material, el software, la gestoría, la publicidad, la formación, la parte de los suministros de casa si trabajas en ella (con límites) y las comidas de trabajo pagadas con tarjeta. Para no perder ninguno, registra cada ticket el mismo día con una foto y pide siempre factura con tu NIF.
En este artículo
Los tres requisitos de un gasto deducible
- Que esté relacionado con tu actividad. Hacienda lo llama «afectación»: el gasto tiene que servir para generar tus ingresos. Lo personal no cuenta, aunque lo pagues con la tarjeta del negocio.
- Que esté justificado. Con factura a tu nombre y con tu NIF. Para deducir el IVA, además, la cuota tiene que aparecer desglosada.
- Que esté registrado en tu libro de gastos (y en el de facturas recibidas, para el IVA), en el periodo que corresponde.
Ten en cuenta que hay dos «deducciones» distintas: la del IRPF (el gasto reduce tu beneficio) y la del IVA (recuperas el IVA pagado en el modelo 303). Un gasto puede valer para una y no para la otra.
Lista de gastos deducibles más habituales
| Gasto | IRPF | IVA | Ojo con |
|---|---|---|---|
| Cuota de autónomos | Sí | No lleva IVA | También la de tu mutualidad, con límites |
| Alquiler del local | Sí | Sí | Normalmente retienes un 19 % al propietario |
| Material y suministros de oficina | Sí | Sí | Si es un equipo caro, se amortiza en varios años |
| Software y suscripciones | Sí | Sí | Facturas de fuera de la UE: revisa el IVA con tu gestoría |
| Gestoría y asesoría | Sí | Sí | Pide factura con retención si es un profesional |
| Publicidad y web | Sí | Sí | Incluye anuncios, dominio y hosting |
| Formación | Sí | Sí | Tiene que estar relacionada con tu actividad |
| Teléfono e internet | La parte profesional | La parte profesional | Mejor una línea solo para el trabajo |
| Seguro de responsabilidad civil | Sí | No lleva IVA | |
| Seguro de salud | Hasta 500 € por persona y año | No lleva IVA | Para ti, tu pareja e hijos menores de 25 |
| Comisiones bancarias | Sí | No llevan IVA | |
| Coche | Solo si es de uso exclusivo | 50 % en general | Salvo excepciones (transportistas, comerciales…) |
Las reglas generales están en la Ley del IRPF (artículo 30) y en la Ley del IVA (artículos 95 y 96).
Si trabajas desde casa: los suministros
Si has declarado a Hacienda que usas parte de tu vivienda para trabajar, puedes deducirte en el IRPF una parte del agua, la luz, el gas e internet. La fórmula es: 30 % × porcentaje de la vivienda afecto.
Ejemplo: tu piso tiene 100 m² y el despacho ocupa 20 m², un 20 %. Puedes deducir el 30 % de ese 20 %, es decir, un 6 % de cada factura de suministros. Si la luz te cuesta 80 € al mes, deduces 4,80 €.
No es mucho, pero suma a lo largo del año. Para aplicarlo, la parte afecta tiene que constar en tu declaración censal.
Comidas y viajes de trabajo
Las comidas que haces mientras trabajas son deducibles en el IRPF si se pagan en restaurantes, con tarjeta u otro medio electrónico, y sin pasar de los límites diarios del Reglamento del IRPF (artículo 9):
| Situación | En España | En el extranjero |
|---|---|---|
| Sin pernoctar | 26,67 € | 48,08 € |
| Pernoctando | 53,34 € | 91,35 € |
El alojamiento y el transporte de los viajes de trabajo también son deducibles si los justificas. Las comidas con clientes son un terreno más delicado: guarda la factura y anota con quién y por qué.
Lo que no es deducible
- La ropa de calle, aunque la uses para trabajar (la ropa de trabajo específica sí puede serlo).
- Las multas y sanciones.
- El propio IRPF.
- Gastos personales o familiares: la compra del súper, las vacaciones, el gimnasio.
- Los donativos, que tienen su propia deducción en la renta, distinta de los gastos de la actividad.
Tickets y facturas: qué guardar
Un ticket normal (factura simplificada sin tus datos) no basta para deducir el IVA. Para eso necesitas una factura completa o una simplificada en la que consten tu NIF, tu domicilio y el IVA desglosado, como prevé el Reglamento de facturación. Pide factura en el momento: casi todos los comercios la hacen con tu NIF en un minuto.
La foto ayuda, pero guarda el original
Una foto del ticket es perfecta para registrarlo y no olvidarlo, pero por sí sola no sustituye al papel: para poder destruir los originales hace falta digitalización certificada con un programa homologado. Guarda los originales (o las facturas electrónicas que te mande el proveedor) al menos cuatro años.
Un método para no perder ningún gasto
- Foto en el momento. Al pagar, haz la foto del ticket o la factura y regístrala ese mismo día.
- Categoría y nota. Material, desplazamiento, formación… y una nota breve si no es obvio para qué fue.
- Cuadra con el banco. Cada cargo de la cuenta del negocio debería tener su gasto registrado; los que no, son tickets perdidos.
- Diez minutos a la semana. Revisa lo pendiente y pide las facturas que falten.
- Cierre del trimestre. Con todo al día, preparar el 303 y el 130 es cuestión de minutos.
Si estás en estimación directa simplificada, además puedes deducir un porcentaje del rendimiento neto en concepto de gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000 € al año. Tu gestoría lo aplica en la renta.
Cómo lo hace FactuOro
En FactuOro haces la foto del ticket y la IA lee el proveedor, la fecha, la base y el IVA, y te deja el gasto listo para revisar. Conectas tu banco o importas el extracto en formato N43 y los movimientos se concilian solos con tus gastos y tus cobros, así ves de un vistazo qué cargos no tienen justificante. Conserva el original del ticket o la factura como justificante.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducirme la comida de todos los días?
Solo las comidas vinculadas a tu actividad, en restaurantes, pagadas con tarjeta u otro medio electrónico y sin superar los límites diarios del Reglamento del IRPF (26,67 € en España sin pernoctar). La comida en casa o la compra del supermercado no son deducibles.
¿Puedo deducirme el coche?
En el IRPF, solo si lo usas exclusivamente para la actividad, salvo excepciones como transportistas o representantes comerciales. En el IVA, Hacienda presume en general que un coche de uso mixto está afecto al 50 %, así que puedes deducir la mitad del IVA.
¿Qué hago si he perdido el ticket?
Pide un duplicado o una factura al comercio. El cargo en el banco demuestra que pagaste, pero no sustituye a la factura para deducir el IVA y puede no bastar ante una comprobación de Hacienda.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los tickets y facturas de gastos?
Como mínimo cuatro años, que es el plazo de prescripción fiscal. Muchos asesores recomiendan seis por la normativa mercantil.
Fuentes oficiales
- BOE: Ley 35/2006, del IRPF (artículo 30)
- BOE: Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (artículo 9)
- BOE: Ley 37/1992, del IVA (artículos 95 y 96)
- BOE: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
Información orientativa; confírmalo con tu gestoría. Las normas fiscales cambian: revisamos este artículo cuando lo hacen, y la referencia es siempre lo que publiquen la Agencia Tributaria y el BOE.