Cómo hacer una factura como autónomo: datos obligatorios y ejemplo

Los datos obligatorios de una factura

El Reglamento de facturación enumera lo que tiene que aparecer en una factura completa (también llamada ordinaria). Esta es la lista, en el orden en que suele aparecer:

1. Número y, si usas, serie. Correlativo, sin saltos. Por ejemplo, 2026-0042.
2. Fecha de expedición, el día en que emites la factura.
3. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición (por ejemplo, un trabajo terminado el mes anterior).
4. Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
5. Los datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio. Si es un particular, el NIF y el domicilio solo son obligatorios en algunos casos, pero ponerlos evita problemas.
6. Descripción de la operación: qué vendes o qué servicio prestas, con cantidades y precio unitario sin IVA.
7. Base imponible: el importe sin impuestos, con los descuentos ya aplicados.
8. Tipo de IVA (21, 10 o 4 %) y cuota de IVA resultante.
9. Retención de IRPF, si corresponde.
10. Menciones especiales cuando apliquen: operación exenta (citando el artículo de la ley), inversión del sujeto pasivo, régimen especial del criterio de caja, etc.

El total a pagar no está en la lista del reglamento, pero ponlo siempre: es lo primero que busca tu cliente.

Ejemplo de factura con IVA y retención

Imagina a Laura, diseñadora gráfica autónoma, que factura a una empresa un logotipo y un manual de marca. Como es profesional y su cliente es una empresa, aplica IVA del 21 % y retención del 15 %. Los datos son de ejemplo.

Fíjate en dos cosas. El IVA y la retención se calculan siempre sobre la base imponible, nunca sobre el total. Y la retención se resta: tu cliente te paga 1.060 € e ingresa los 150 € en Hacienda a tu nombre, como adelanto de tu IRPF.

Encima de esas líneas irían el número (por ejemplo, 2026-0042), la fecha, los datos completos de Laura y los de su cliente.

Cómo numerar tus facturas

La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Puedes usar varias series si te ayuda a organizarte, y hay casos en los que una serie aparte es obligatoria, como las facturas rectificativas.

• Lo más habitual: año más número, como 2026-0001, 2026-0002…
• Rectificativas: una serie propia, como R2026-0001.
• Nunca reutilices un número ni dejes huecos. Si anulas una factura, se queda su número y se rectifica.

Con VERI*FACTU esto es todavía más importante, porque cada factura queda encadenada a la anterior.

Qué IVA poner

La mayoría de servicios y productos llevan el 21 %. El 10 % se aplica, entre otros, a hostelería, transporte de viajeros y algunas obras en vivienda; el 4 %, a productos básicos como el pan, los libros o los medicamentos de uso humano. La lista completa está en la Ley del IVA.

Hay tres situaciones en las que la factura no lleva IVA y hay que explicar por qué:

• Operaciones exentas, como ciertos servicios sanitarios o de enseñanza: se indica el artículo de la Ley del IVA que lo justifica.
• Clientes empresariales de otros países de la UE con NIF-IVA válido: normalmente es el cliente quien declara el IVA (inversión del sujeto pasivo) y se indica en la factura.
• Clientes fuera de la UE: según el tipo de servicio, puede no estar sujeto al IVA español.

Si tienes clientes fuera de España, revisa tu caso con tu gestoría antes de la primera factura.

Cuándo poner retención de IRPF

Si tu actividad es profesional (diseño, consultoría, abogacía, programación…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, aplicas un 15 % de retención, o un 7 % durante el año en que empiezas y los dos siguientes. A particulares no se les aplica. Lo explicamos con detalle en retención de IRPF en facturas: cuándo el 15 % y cuándo el 7 %.

Factura simplificada: cuándo basta con un ticket

La factura simplificada (lo que llamamos ticket) se puede usar cuando el importe no supera los 400 € con IVA incluido, o los 3.000 € en ciertos sectores como el comercio minorista o la hostelería. No necesita los datos del cliente, aunque si el cliente es una empresa y quiere deducirse el IVA, te pedirá que pongas su NIF y su domicilio.

Si trabajas con empresas o tus importes son mayores, emite siempre factura completa.

Cuándo emitirla, cómo enviarla y cuánto guardarla

• Plazo: la factura se emite cuando haces la operación. Si el cliente es una empresa o un autónomo, tienes de margen hasta el día 16 del mes siguiente.
• Envío: una factura en PDF es una factura electrónica válida siempre que tu cliente acepte recibirla así. Puedes mandarla por email o con un enlace por WhatsApp.
• Conservación: guarda las facturas emitidas y recibidas al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción fiscal. Muchos asesores recomiendan seis, por la normativa mercantil.

Los errores más habituales

• Olvidar el NIF o el domicilio del cliente cuando es una empresa.
• Calcular el IVA o la retención sobre el total en lugar de sobre la base.
• Aplicar retención a un particular, o no aplicarla a una empresa cuando tocaba.
• Saltarse números o repetirlos.
• Corregir una factura ya enviada editándola. Lo correcto es emitir una factura rectificativa.
• Poner «exenta de IVA» sin indicar el motivo legal.