Factura proforma: qué es, para qué sirve y en qué se diferencia de una factura

Qué es una factura proforma

La factura proforma es un borrador formal de la factura que emitirás si la venta sigue adelante. Recoge lo mismo que verá tu cliente en la factura definitiva (qué vendes, a qué precio, con qué impuestos y cómo se paga), pero se envía antes de que la operación se haga.

Pese al nombre, no es una factura. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que fija qué es una factura y qué datos lleva, ni siquiera la menciona. Es un documento comercial, como un presupuesto o una oferta, y por eso:

• No va en tu serie de facturas ni consume número.
• No se apunta en los libros registro ni se declara en el IVA ni en el IRPF.
• No sirve para deducir el IVA: la Ley del IVA (artículo 97) solo admite como justificante la factura original, entre otros documentos tasados, y la proforma no está entre ellos.

Para qué sirve

Se usa cuando conviene que el cliente vea la factura «tal cual» antes de comprometerse o de pagar:

• Cerrar condiciones antes de servir: precio, plazos de entrega y forma de pago, sin el riesgo de tener que rectificar una factura si algo cambia.
• Pedir un pago por adelantado o una señal antes de empezar un encargo o de pedir el material.
• Ayudar al cliente con sus trámites internos: muchas empresas necesitan un documento con este formato para aprobar un gasto, darte de alta como proveedor o pedir financiación.
• Ventas a clientes de fuera, donde es habitual enviar una «pro forma invoice» antes de cerrar el pedido.

Proforma, presupuesto y factura: diferencias

Proforma y presupuesto se parecen mucho y en la práctica se usan casi igual. La diferencia es de matiz: el presupuesto suele ser una propuesta para que el cliente decida, y la proforma, la factura que vendrá cuando ya está casi decidido. La factura es otra cosa: la que de verdad cuenta para Hacienda.

Si te equivocas en una proforma, basta con mandar una versión nueva. En una factura no: hay que emitir una factura rectificativa.

Qué datos poner en una proforma

Como no está regulada, no tiene datos obligatorios. Lo útil es que se parezca a la factura que vendrá y que nadie pueda confundirla con ella:

• La palabra «PROFORMA» bien visible en el título, y si quieres, una línea que diga «Este documento no es una factura».
• Un número de una serie propia, por ejemplo PF-2026-001, distinta de la de facturas. La numeración de las facturas tiene que ser correlativa dentro de cada serie (artículo 6 del Reglamento): si mezclas proformas con facturas, dejarás huecos.
• Fecha y validez: hasta cuándo mantienes precios y condiciones.
• Tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección, los mismos que irán en la factura.
• Conceptos, cantidades y precios, con la base, el IVA y, si aplica, la retención, para que el cliente vea el total que pagará.
• Condiciones de pago: importe del anticipo si lo pides, medio de pago y plazos.

Para el resto de datos, guíate por los que exige una factura normal: los tienes en cómo hacer una factura como autónomo.

Si te pagan por adelantado con la proforma

Es el punto que más se olvida. Cuando el cliente paga una parte o todo antes de que entregues o prestes el servicio, la proforma ya no basta:

• El artículo 2 del Reglamento de facturación obliga a expedir factura también por los pagos recibidos antes de hacer la entrega o el servicio.
• Y la Ley del IVA (artículo 75) dice que en los pagos anticipados el IVA se devenga en el momento del cobro, por el importe cobrado.

En la práctica: cobras el anticipo, emites una factura por él con su IVA, y cuando terminas el trabajo emites la factura por el resto. El IVA de cada factura va en la declaración del trimestre en que se emite (más en el modelo 303).

De la proforma a la factura, paso a paso

1. Prepara la proforma con los datos del cliente, los conceptos y las condiciones de pago.
2. Envíala con una fecha de validez y espera la conformidad del cliente por escrito (un correo basta).
3. Si pide cambios, manda una versión nueva y deja claro cuál es la buena.
4. Si hay anticipo, emite su factura en cuanto lo cobres.
5. Al entregar o terminar, emite la factura definitiva con los mismos datos, ya en tu serie de facturas y con su número correlativo. Las facturas se expiden al hacer la operación o, si el cliente es empresa o profesional, antes del día 16 del mes siguiente (artículo 11 del Reglamento).

Errores frecuentes

• Dejar la proforma como si fuera la factura. El cliente no podrá deducirse el IVA y tú no habrás cumplido con tu obligación de facturar.
• Numerarla en la serie de facturas. Rompe la numeración correlativa.
• Cobrar un anticipo sin facturarlo. El IVA de ese anticipo se debe en el trimestre del cobro.
• No poner fecha de validez. Si los costes cambian, el cliente puede pedirte el precio de hace meses.